A contabilidade parece bastante simples, na maioria das vezes. Certo? Não é bem assim, é preciso muito saber como gerenciar contabilidade de restaurantes.
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Embora os princípios de contabilidade sejam consistentes em todos os tipos de negócios, a execução é diferente.
Em outras palavras, tanto um posto de gasolina quanto um bar querem registrar e analisar todas as suas transações. Mas ambos terão que fazer isso de maneiras diferentes, com base em como seus negócios funcionam.
Isso também torna a contabilidade de bares e restaurantes única.
O que é contabilidade de restaurantes?
A contabilidade de restaurantes é a prática de registrar, resumir e analisar transações financeiras em bares e restaurantes. Em seu sentido mais amplo, é semelhante a outros tipos de contabilidade.
Mas olhe um pouco mais de perto e você verá a diferença. Os restaurantes têm despesas e transações que são exclusivas deles. E isso necessariamente torna a contabilidade de restaurantes única entre os tipos de contabilidade.
O que a contabilidade de restaurantes inclui?
Dependendo do negócio, a contabilidade do restaurante pode incluir:
- Registrando todas as transações em um banco de dados ou planilha
- Rotulando e categorizando transações e despesas
- Análise de relatórios de despesas
- Consolidação e organização de receitas e extratos bancários
- Criação de documentos de relatórios financeiros, como um balanço patrimonial de um restaurante
- Monitoramento da adesão ao orçamento e KPI importante do restaurante
- Realização de uma auditoria interna do restaurante e análise que gera estratégias e insights financeiros
- Manter um plano de contas abrangente do restaurante
É muito para fazer manualmente, é claro. É por isso que o software de inventário de bar (e ajuda com um sistema de inventário ou PDV integrado) geralmente é a jogada inteligente.
Como fazer a contabilidade de restaurantes: métodos
Aprender a gerenciar contas de restaurantes é se familiarizar com dois métodos de contabilidade. O método de caixa e o método de competência.
Vamos olhar para ambos.
Método de Contabilidade de Caixa
O método de contabilidade de caixa é quando os clientes pagam por produtos e serviços prestados imediatamente. Se você já foi a um restaurante, obviamente é assim que a maioria deles funciona. O método de caixa registra as transações quando o pagamento é feito. Isso significa que não há contas a receber.
É um método de contabilidade relativamente fácil porque você não precisa acompanhar as contas que devem dinheiro. É por isso que é o método de contabilidade mais usado para restaurantes.
Mas há uma desvantagem. Pode exagerar a saúde de uma empresa que tem muito dinheiro disponível, mas muitas dívidas.
Método de contabilidade de competência
O método de acumulação registra as transações assim que elas acontecem, havendo ou não um pagamento. A principal diferença entre os dois métodos é quando registrar receitas e despesas.
Serviço de A&B e sua importância
O método de acumulação normalmente retrata uma imagem mais precisa das finanças. Isso porque inclui tanto contas a pagar quanto contas a receber. A inclusão de ambos fornece uma visão mais granular da saúde financeira de longo prazo.
A maioria dos restaurantes usa o método de caixa, enquanto a maioria das outras empresas usa o método de acumulação.
Considerações Contábeis Específicas do Restaurante
Por que os restaurantes são tão diferentes? Bem, vamos dar uma olhada nas partes únicas de administrar um restaurante.
Gestão de inventário
Bares e restaurantes precisam fazer inventários com muito mais frequência do que outros tipos de negócios. Algumas empresas de varejo podem fazer inventários físicos mensalmente, trimestralmente ou até anualmente.
Você consegue imaginar um bar ou restaurante que fizesse inventário anualmente? Tanta coisa mudaria ao longo de um ano. A tomada de decisões entre períodos de inventário usaria informações desatualizadas e imprecisas. Isso seria um desastre. A taxa de vendas despencaria, o estoque médio aumentaria. O excesso de estoque consumiria um todo em seus lucros.
A maioria do estoque de restaurantes e bares é perecível. E o índice de rotatividade de estoque é alto. Isso significa que está mudando substancialmente e constantemente. É também por isso que o estoque permanente é o melhor tipo de gerenciamento de estoque para bares e restaurantes.
Com o inventário permanente , o inventário é ajustado após cada transação. Isso significa que os números de estoque estão sempre atualizados e refletem, em tempo real, os níveis de itens e produtos. O software de inventário de bares como o Eatz torna o inventário permanente uma realidade para bares e restaurantes em todo o país.
Contabilidade de custos de alimentos
O custo dos alimentos , ou custo do licor em bares, é um importante índice de despesas no contexto da contabilidade de restaurantes. Eles informam quanto lucro é obtido com um determinado item do menu. Isso porque é calculado tomando o custo de todos os ingredientes necessários para fazer o item uma vez. Em seguida, dividindo-o por quanto o item é vendido.
A contabilidade de custos de alimentos é mais complicada do que os cálculos médios de margem de lucro de um restaurante . Por causa dos inúmeros ingredientes e trabalho envolvidos na fabricação do item vendável. Mas, sem dúvida, torna-se mais simples ao usar um método de contabilidade mais simples – como a contabilidade de caixa.
Demonstrações de P&L ou Fluxo de Caixa
Uma demonstração de lucros e perdas (P&L) é um resumo dos custos, receitas e despesas durante um período específico. Uma demonstração de fluxo de caixa é um resumo do caixa e equivalentes de caixa que entram e saem dos cofres de uma empresa.
Ambas são práticas melhor feitas com mais frequência para restaurantes, assim como contagens de estoque.
Aqui está o porquê:
Demonstrações frequentes de P&L e fluxo de caixa permitem que a equipe de gerenciamento de uma empresa entenda a receita líquida e as despesas de seus negócios. E isso os ajuda a tomar as decisões mais impactantes e relevantes possíveis. Quanto mais atual a informação, mais direcionada a tomada de decisão.
Períodos contábeis de restaurantes e bares
A grande maioria do mundo dos negócios usa meses do calendário – ou alguma derivação como trimestres – para períodos contábeis. Bares e restaurantes normalmente usam períodos contábeis de quatro semanas.
Isso porque bares e restaurantes são muito dependentes dos finais de semana, sextas e sábados especificamente. E agosto em um ano pode ter menos sextas e sábados do que agosto seguinte. Portanto, é melhor comparar períodos de quatro semanas. Veja nosso modelo gratuito de lucros e perdas para obter mais ajuda.
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Contas pré-pagas
Uma despesa pré-paga é um tipo de conta que aparece em um balanço porque uma empresa fez pagamentos antecipados por serviços ou bens prestados ou recebidos no futuro. Eles são inicialmente registrados como ativos circulantes e seu valor é contabilizado ao longo do tempo.
Muitos restaurantes usam contas pré-pagas para despesas gerais, como aluguel, serviços públicos, software de PDV de bar, equipamentos de bar e muito mais. Existem muitas despesas únicas únicas em bares e restaurantes que podem se beneficiar de uma conta de despesas pré-pagas.
Pagamentos curtos ou crédito de fornecedor
Ocasionalmente, a entrega de um fornecedor ou atacadista não contém tudo na fatura. Ou pode, mas alguns desses itens quebram, expiram, estragam ou são de baixa qualidade.
Quando isso acontece, você pode solicitar um crédito de fornecedor. Se você subtrair o crédito da fatura e pagar apenas o que deve, isso é chamado de “pagamento a descoberto”. Ou você pode simplesmente pagar o valor total e usar o crédito na sua próxima compra.
A questão é que os bares e restaurantes precisam contabilizar os créditos do fornecedor e se estão ou não pagando a descoberto e quando. Manter o controle preciso de todos esses créditos mantém baixo o risco de disputa com o fornecedor e oferece mais clareza sobre a saúde financeira da sua empresa.
Pontas
As gorjetas em dinheiro para trabalhadores do setor de serviços não são consideradas renda de restaurante e não estão sujeitas a retenção. Os funcionários ainda precisam relatar gorjetas em dinheiro – e tanto o restaurante quanto o funcionário ainda devem pagar impostos sobre elas. Mas não é necessário relatar gorjetas em dinheiro como receita do restaurante.
Tudo isso contribui para que as finanças de bares e restaurantes sejam muito mais erráticas do que a maioria das outras indústrias.
Quais relatórios são úteis para a contabilidade de restaurantes e bares?
Há uma quantidade razoável de relatórios que ajudam na contabilidade do restaurante, a maioria disponível se estiver usando o software de inventário de restaurantes e bares:
- Relatório de vendas (diário, semanal, quadrissemanal). Isso é algo que uma plataforma de gerenciamento de estoque de bares como o Eatz gera rapidamente para bares e restaurantes. Tudo com base em dados históricos de vendas esgotados em tempo real. Está sempre atualizado e preciso.
- Custo primordial . O uso desse relatório provavelmente liberará você da necessidade de executar relatórios separados de custo de mão de obra e CPV.
- Custo do trabalho
- Despesas operacionais
- Relatório de variação de estoque
E, idealmente, você tem um software de contabilidade de restaurante que controla tudo em um painel centralizado.
Software de contabilidade de restaurantes
Escolher um software de contabilidade de alimentos e bebidas é uma grande decisão. O ideal é escolher um que seja intuitivo e fácil de usar, mas que ofereça um espectro completo de relatórios e análises financeiras.
Um bom software de contabilidade de restaurante gerará:
- Demonstrações de lucros e perdas
- Faturamento
- Supervisão de contas a receber e a pagar
- Recomendações de agendamento de funcionários de restaurantes e bares
- Relatórios de planejamento de cardápio
Ele também deve integrar-se suavemente ao seu sistema de gerenciamento de folha de pagamento e estoque. E isso, em grande parte, depende dos sistemas de gestão de folha de pagamento e estoque que você escolher. Você também deve tentar encontrar um com uma calculadora de ponto de equilíbrio do restaurante integrada .
O Eatz é um software de gerenciamento de estoque de bebidas líder do setor que simplifica a aquisição e a contabilidade.
Veja como:
Você pode fazer seus pedidos para todos os seus fornecedores de qualquer lugar do mundo e acompanhar todos os pedidos e produtos pendentes à medida que são entregues. Em seguida, você pode carregar essas faturas de fornecedor diretamente em seu sistema de contabilidade e pular a entrada dupla.
Reserve uma demonstração e nós vamos orientá-lo exatamente como tudo é fácil. Podemos até recomendar alguns livros de gestão de restaurantes e ensiná-lo a fazer uma análise para restaurante para ajudá-lo a tirar o máximo proveito do seu negócio.
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